【脱残業！】定時に仕事が終わらない３つの原因と超シンプルな対処法
今回は、「定時に仕事が終わらない3つの原因と超シンプルな対処法」というテーマでお話します。
「一生懸命やっているのに、なかなか仕事が終わらない...」
「忙しさのストレスで、仕事に行くのがつらい...」
「会社と家を往復する毎日から抜け出したい...」
など、仕事が終わらずに悩んでいる方は多いと思います。
仕事が大好きで、1分でも長く働きたいという方は別として、
多くの方は「できることなら、定時で帰ってプライベートを充実させたい！」と思っているでしょう。
今回は、多くの人に共通する仕事が終わらない3つの原因を紹介し、それぞれの対処法をお伝えします。
即実践可能なシンプルな内容となっておりますので、明日からの仕事にすぐに役立てられる内容だと思います。
定時に仕事が終わらない3つの原因
仕事の終わらない3つの原因は以下の通りです。
- 納期/イベントのみのスケジュール管理に終始している
- 優先順位の高いタスクに全力投球していない
- やり直しが多い
それぞれ具体例も交えながら説明していきます。
納期/イベントのみのスケジュール管理に終始している
陥りがちなスケジュール管理のワナ
みなさん、仕事のスケジュール管理はどのように行っていますか？
よく陥りがちなのは、納期やイベントの日時だけをスケジュールに落とし込むというやり方です。
例えば、「取引先A社との打ち合わせ」が12月20日に開催される場合に、
手帳の12月20日の欄に、「A社さん打ち合わせ」と記入するだけという感じです。
このやり方、絶対にNGです。
一見ふつうに見えるこの方法、なぜダメなのでしょうか？
A社との打ち合わせの例でいうと、
・提案資料の作成
・提案資料の上司への共有
・部長からの承認
などが、「A社との打ち合わせ」までのマイルストーンとなります。
これをスケジュールに反映しなければ、仕事の最終目的地に向けて「何を」「いつまでに」やるべきかの管理がおろそかになります。
大事なイベントの直前にやるべきことを思い出し、大慌てで準備して残業...。みたいなことになりかねません。
重要タスクはマイルストーンを落とし込み、前倒し推進！
重要性の高い仕事は、納期/イベントに向かう過程をあらかじめスケジュールに反映しましょう。
次の2つのステップで実行してください。
- やるべきことを洗い出す
- 優先順位を決める
- 他のスケジュールを踏まえて実施日を決める
こうすることで、大切な仕事の推進漏れを防止しつつ、優先順位を明確にしたうえでスケジュール通り推進できます。
どうですか？とてもシンプルですよね。
また、この管理方法の大きなメリットは、「前倒し推進につながる」ことです。
タスクを細かく分けたことにより、他の業務が早く片付いて時間が浮いた際に、予定を前倒ししてすぐに手を付けられます。
「時間が空いたから、明日やろうと思っていた資料作成、早めに取り掛かるか」
といった具合ですね。
もし、「A社との打ち合わせ」しかスケジュールに入れてなかった場合、
「時間が空いたけど何からやればいいんだっけ」
「まだ先だからいいや」
といったように、後回しにしてしまいがちです。
あらかじめマイルストーンを明確にすることで、大切なタスクをガンガンつぶしていきましょう！
優先順位の高いタスクに全力投球していない
朝一番でのメールチェックは典型NG
仕事が終わらない原因、2つ目は「優先順位の高いタスクに集中していない」です。
質問です。
あなたは常に、一番優先しなければならない仕事をやっていますか？
大体の方は、「たぶんできている」と答えると思います。
では、こう聞かれるとどうでしょう。
「あなたは、朝はじめにメールチェックをしていませんか？」
おそらく、多くの人の答えが「ＹＥＳ」でしょう。
これは、優先順位に従って行動できていない典型です。
大事なタスクに全力投球しよう
これからは、朝一番から、一番優先順位の高いタスクに全力投球すべきです。
理由は以下の2つです。
- 大切な仕事が後回しになる
- 作業効率が低下する
一つ目について、
当然ですが、定時に帰るには、その日の仕事を定時までに完了する必要があります。
大切な仕事以外に時間を割いてしまうと、知らない間に時間が経ち、気づいたら定時ということになりかねません。
その結果、定時を過ぎ、疲れも出てきた時間帯に「今日中の仕事」をやることになり、心身ともにダメージを受ける羽目になるのです。
実は、優先順位の大切さを知りつつも、優先順位に従って行動できていないケースは多々あります。
人間は難しいことより、簡単なことに流されやすい生き物です。
大切な資料作成であっても、それを後回しにしてメールチェックをすることで、心のやすらぎを得ようとします。
絶対に避けましょう！
二つ目の理由について、
マルチタスクは効率が大幅に下がるので、基本的にやめましょう。
たとえば、資料作成中にメールが来た際に、すぐに確認するのはＮＧです。
大事な仕事をいったん始めたら、完了するまで極力中断しないようにしましょう。
とはいうものの、例えば営業マンでメールへの早いレスポンスが求められる方もいるかと思います。
その場合、一日のなかでメールチェックする時間を決めておくことをオススメします。
職種にもよりますが、午前・午後でそれぞれ1回～2回がよいのではないかと思います。
メールチェックも、始めたら一気捌いてしまい、効率よく終わらすのが大事です。
やり直しが多い
上司との整合不足が悲劇のはじまり
仕事が終わらない3つ目の原因は、「やり直しが多い」です。
時間への影響度でいうと、すでに述べた2つと比較しても、一番ダメージが大きいのは「やり直し」です。
やり直しが発生する原因のほとんどは、上司との整合不足です。
「練りに練った企画なのに、上司に見せたらほとんどボツにされた。」
「頑張って作ったプレゼン資料、前日なのに大幅に修正を指示された」
など、やり直しは上司の指示で発生します。
それまでに掛けた時間がパーになることも多いですよね。
構想段階から上司と整合
では、やり直しを減らすにはどうすればよいのでしょうか？
答えは、「構想段階から、上司と徹底的に整合する」です。
これがおろそかになっているケースは意外と多いです。
たとえば、企画を一発で通そうとする人などが典型です。
パワポに奇麗にまとめ、想定質問もきっちり用意したうえで上司に報告します。
もちろん、きっちりと仕事をする姿勢は素晴らしいのですが、
これだと企画の方向性から覆ったときに発生するやり直しが膨大になります。
やり直しを防ぐためには、企画の構想段階で、上司にこまめに相談します。
といったように、ポイントごとに上司に相談し、都度軌道修正を行います。
「自分で企画を練り、上司に最後承認をもらう」ではなく、
「上司と一緒に企画を作り上げていく」という気持ちで仕事を進めることがとても大切です。
そんなにちまちまと相談したら、上司に迷惑なんじゃ......と思うかもしれません。
ですが、上司というのは基本的に部下に口出ししたがるもので、
相談されて嫌がる人は少ないでしょう。上司も頼られると嬉しいものです。
ひとつ注意点としては、上司も忙しい方が多いため、急に相談すると嫌がられる場合があります。
きちんと事前にアポを取っておき、相談の目的を上司にも理解してもらったうえで、時間を割いてもらうという姿勢が大事です。
充実の定時退社生活を手に入れよう！
以上、仕事が終わらない3つの原因と対処法についてご説明しました。
この記事が、みなさんの残業を減らす一助になれば幸いです。
ぜひ残業生活から定時退社生活にシフトして、
・家族と家でゆっくり過ごす
・今までできなかった趣味に没頭する
・手が付けられなかった自己研鑽に取り組む
などなど、充実のライフスタイルを手に入れましょう！
